Ny og forenklet prosedyre for godkjenning av vertsorganisasjoner
Fra 1. januar 2005 er prosessen med å godkjenne vertsorganisasjoner i volontørtjenesten flyttet fra Brussel til de nasjonale kontorene i hvert land.
Dette betyr at Bufdir fra nå av vil behandle søknader fra nye vertsorganisasjoner i Norge, og søknader om endringer / ny godkjenning av eksisterende prosjekter. Vi håper at dette vil gjøre det enklere for brukerne, og at prosessen frem til godkjenning vil ta kortere tid enn tidligere.
Godkjenning av organisasjon, ikke prosjekt
Endringen innebærer en forenkling i den forstand at man godkjenner vertsorganisasjoner og ikke vertsprosjekter. Det vil si at søknadene blir mindre detaljerte, men vil skissere flere mulige oppgaver innenfor organisasjonen, samt organisasjonens motivasjon for å ta imot en volontør. Detaljene for den enkelte volontør vil komme i finansieringssøknaden.
Mer egnet godkjenning
Vi regner med at dette vil stemme bedre overens med virkeligheten i organisasjonene, der behovene varierer og der volontørenes evner og interesser avgjør hvordan hvert prosjekt blir. Organisasjonens aktiviteter og prosjektets nærmiljø skal fortsatt beskrives, men det skal ikke lenger presiseres hvor mange volontører hver organisasjon kan ta i mot, eller for hvor lenge. Skillet mellom korttidsprosjekter (3 uker – 6 måneder) og langtidsprosjekter (6-12 måneder) opprettholdes.
For å godkjennes som ny vert eller få oppdatert et eksisterende prosjekt vil saksgangen bli som følger:
- Søkeren fyller ut skjemaet Godkjenning vert 2005 og sender et skjema til Bufdir, Postboks 8113 Dep, 0032 Oslo samt et på e-post til sigrid.smith-tonnessen@bufdir.no.
- Nasjonalt kontor gjennomgår søknaden og ber om nødvendig om utfyllende opplysninger eller endringer i søknaden.
- Når den skriftlige søknaden er tilfredsstillende, vil det gjennomføres et besøk i organisasjonen eller et telefonintervju med de prosjektansvarlige.
- Søknaden godkjennes eller avslås på grunnlag av den skriftlige søknaden og intervjuet.
Tidsramme
Prosessen fra Bufdir mottar søknaden til godkjenning/avslag skal ikke ta mer enn 6 uker. Dersom det kreves bearbeiding av søknaden, regner man 6 uker fra søknaden anses som fullstendig. To personer fra Bufdir eller utpekt av Bufdir skal behandle søknadene.
Det er utarbeidet et nytt søknadsskjema dere kan bruke i prosessen.
Spørsmål vedrørende godkjenningsprosessen kan rettes til: Sigrid Smith-Tønnessen, tlf: 24 04 40 00, e-post: sigrid.smith-tonnessen@bufdir.no.
