Hvilke oppgaver har en senderorganisasjon

• Hjelpe ungdommen med å finne vertsorganisasjon

Dette skjer ved hjelp av internett-databasen der godkjente EVS-organisasjoner er oppført. Senderen skal også bistå med å ta kontakt med passende vertsorganisasjon.

• Forberedelse av volontør

Sender skal ha personlig kontakt med volontøren og forberedelsen skal være tilpasset volontørens behov. Sender skal gå gjennom arbeidsoppgaver og spørsmål knyttet til kost og losji med vertsorganisasjon. Sender skal også samtale med volontør om det å møte med en annen kultur og hvilke forventninger volontøren har til oppholdet.  Mer informasjon om opplæring for volontøren finns her: 

EVS Volunteer Training Guidelines 2011

• Ansvar for søknad

Én av prosjektpartnerene tar rollen som koordinerende organisasjon og  sender inn søknad.  Det er vanlig at vertsorganisasjonen tar den rollen og søker til nasjonale kontoret i vertslandet.  Det er også mulig at senderorganisasjonen tar den rollen.  Da har den ansvar for at søknaden utfylles og sendes inn til Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir). 

Finansieringssøknaden inneholder blant annet et budsjett basert på såkalte ”flat rates” (faste, månedlige beløp) og ”fixed amounts” (faste engangsbeløp). 

De norske satsene er her:

Søkeren er ansvarlig for prosjektmidlene og skal overføre beløpene som tilfaller de ulike partene etter avtale med dem. Søker er også ansvarlig for rapportering på prosjektet.

For detaljer, se programguiden.

• Sørge for forsikring

Se til at volontøren omfattes av en forsikring som dekker sykdom, ulykker, dødsfall, invaliditet og tredjepartansvar. En slik forsikring tilbys gjennom Europeisk volontørtjeneste, den er gratis og er pålagt å brukes. Det nasjonale kontor som godkjenner prosjektet sender passord for registrering til den koordinerende organisasjonen sammen med kontrakten.  Hvis dere ikke har relevant passord, ta kontakt med koordinerende organisasjonen eller nasjonale kontoret.

• Aktivitetsavtale

Aktivitetsavtalen er en intern avtale mellom prosjektpartnerne.  Den definerer oppgaver, arbeidstider, praktiske forhold og forventet læringsutbytte hos volontøren.  Den formaliserer også fordeling av oppgaver, ansvar og EU-støtten.  Kopi av avtalen skal sendes til det kontoret som har godkjent prosjektet innen seks uker før aktiviteten begynner.  Minstekrav til aktivitetsavtale er i søknadsskjema for EVS.

• Kontakt med volontør

Ha jevnlig kontakt med volontøren og vertsorganisasjonen under arbeidsoppholdet.

• Fylle inn sluttrapport

Den koordinerende organisasjon har ansvar for at sluttrapport fylles ut og sendes inn til relevant nasjonalt kontor.  Husk også volontørens rapport som skal følge med.

• Hjelpe volontøren ved hjemkomst

Senderorganisasjonen skal evaluere aktiviteten med volontøren, hjelpe volontøren med å reetablere seg på hjemstedet sitt, gi volontøren mulighet til å utveksle og dele erfaringer, oppmuntre volontøren til å bidra til å formidle og spre resultatene og tilby veileding om videre utdannelse, opplæring eller arbeidsmuligheter.