Finansieringssøknaden steg for steg

Søknaden skal sendes både i posten for at vi skal få originale underskrifter og elektronisk (post@bufdir.no) for at den skal kunne legges inn i databasen.  Signert papirversjon er den offentlige søknaden og den må være poststemplet senest på dagen søknadsfristen går ut.  Rekkefølgen i gjennomgangen er som på søknadsskjemaet. Ikke alle punktene er kommentert her, men vi har valgt ut punkter som man kan misforstå eller glemme.

Del I: Prosjektinformasjon

Type prosjekt

Programland betyr alle EUs medlemsland pluss Island, Liechtenstein, Kroatia, Norge, Sveits og Tyrkia.
Partnerland betyr land i EUs tre naboregioner som ikke er programland: a) Øst-Europa og Kaukasus, b) Sør-øst-Europa (Balkan) og c) Middelhavsområdet (Nord-Afrika og Midtøsten). Se landsoversikt i programguiden (s. 17-18).

Prosjektets varighet må fylles ut. Prosjektperioden er ensbetydende med den perioden dere kan bruke prosjektstøtte. Kvitteringen som inngår i sluttrapporten må altså være innefor prosjektperioden. Et prosjekt kan tidligst starte 3 måneder etter søknadsfristen.

Prosjektperioden starter i forkant av selve aktiviteten, dvs. volontøroppholdet, og varer en stund etter at volontøren har dratt hjem. Prosjektperioden inneholder en forberedelsesfase, en gjennomføringsfase (selve aktiviteten) og en etterarbeidsfase (som inkluderer oppfølgingsaktiviteter ). Sluttrapporten skal sendes inn innen 2 måneder etter prosjektslutt.

Relevans til de generelle målsettinger og prioriteringer, og hovedtemaer: Selv om prosjektet berører flere av temaene, prøv å fokusere på hva som er hovedmålsettinger, prioriteringer og tema. Vær vennlig å ikke kryss av for alle.

Summary of your project (Må skrives på engelsk!): Her skal du beskrive prosjektet og ikke organisasjonens generelle arbeid. Det kan noen ganger være delvis sammenfallende, men legg likevel vekt på volontørprosjektet.  Skriv på en enkel og tydelig måte hva prosjektet går ut på (f.eks. å ta imot 4 volontører fra 2 programland og 2 partnerland som skal jobbe i ungdomsklubb og barnehage i kommunen).

Opplysninger om partnere involvert i EVS-aktiviteten

Fyll inn i tabellen for å få god oversikt over partnere, EI-nummer og aktivitetsperiode. Aktivitetsperioden bør ikke sammenfalle nøyaktig med prosjektperioden pga. oppfølgingsaktiviteter og annet etterarbeid. (Se også tidligere punkt om prosjektets varighet.) Et prosjekt kan inneholde flere aktivitetsperioder med inntil 12 måneders varighet per aktivitet.

Del II: Søkeren

A.  Opplysninger om søkeren (den koordinerende organisasjon): Søkeren er alltid koordinerende organisasjon og må søke i sitt hjemland. Koordinerende organisasjon kan være senderorganisasjon, vertsorganisasjon eller være kun koordinerende organisasjon. Fra og med 1.sept. 2007 MÅ alle søkere ha et godkjent EI-nummer.  Fra og med 1. jan. 2011 må alle prosjektpartnere etablert i et programland, i Sørøst-Europa og Øst-Europa og Kaukasus ha et godkjent EI-nummer.

Husk å:

• Skrive inn oppdatert EI-nummer. Denne skal oppdateres med en søknad hvert tredje år for å være godkjent verts- eller senderorganisasjon.

Person som er autorisert til å signere kontrakten på søkerens vegne (rettslig ansvarlig): Hvert prosjekt må ha en rettslig ansvarlig for søkerorganisasjonen/-gruppen. Rettslig ansvarlig må være fylt 18 år og er ansvarlig for å signere søknaden og deretter kontrakten med Aktiv ungdom. Det innebærer at han/hun tar på seg ansvaret for at prosjektet gjennomføres og at midlene brukes slik det er avtalt.

Prosjektansvarlig (kontaktperson): Prosjektansvarlig er den som er direkte involvert i planlegging og gjennomføring av prosjektet, og det kan være samme person som den rettslige ansvarlige.

B: Søkerens profil og rolle: Beskrivelse av organisasjonen og hvilken kapasitet/motivasjon dere har for å gjennomføre det planlagte prosjektet. 

Har organisasjonen tidligere mottatt midler fra EU?: Dette spørsmålet betyr kun at vi ønsker å følge med om noen tidligere har brukt andre deler av programmet eller om dere er nye eller erfarne brukere av volontørtjenesten. Skriv i så fall inn siste prosjektnummer (ikke EI-nr).

Del III Prosjektpartner(e)

A. Opplysninger om partneren og B. Partnerens profil og rolle: Hver partnergruppe som er involvert i prosjektet må fylle inn del III A og B og signere punkt C av søknadsskjemaet.

C. Preliminary agreement of the partner (foreløpig avtale): Dette kalles Preliminary Project Agreement (PPA) og er en foreløpig avtale som bekrefter partnerskapet.

En kopi/faks av PPA må vedlegges søknaden for at den skal være gyldig. I PPA underskriver man på at:

• Partnere vil respektere EVS Charteret og Aktiv Ungdoms-programguide.
• En mer detaljert aktivitetsavtale samt volontørtabellen skal være sendt til alle involverte nasjonale kontor senest seks uker før aktivitetsstart.
• Volontørene har rett og plikt til å delta på obligatoriske seminarer (ankomstseminar og midtårsevaluering for aktiviteter som varer lenger en 6 måneder).
• Partnere skal synliggjøre at midlene kommer fra EU (visibility), og at resultatene blir utnyttet og spredd (dissemination and exploitation).

En del av disse punktene skal beskrives mer fyldig senere i søknaden.

Del IV: Prosjektbeskrivelse

Prosjektbeskrivelsen er viktig for å vurdere prosjektets kvalitet og samsvar med Aktiv ungdoms målsetninger og prioriteringer. Prosjektbeskrivelsen gjelder volontørprosjektet som helhet. Et prosjekt kan innbefatte flere ulike aktiviteter, som beskrives nærmere i aktivitetsavtalen.

A. Partnerskap og koordinering

Her skal du beskrive hvordan dere samarbeider med partnere og hvordan alle partnere er involvert i utformingen av prosjektet.

B. Volontørprofil og rekrutteringsprosess:

Her skal du beskrive en ønsket volontørprofil, men husk at det ikke er lov å stille krav til kompetanse eller forhåndskunnskaper. Det er ikke lov å stille krav om språkkunnskap. Krav om personlig egnethet skal heller ikke ekskludere personer. Det viktigste er å se på interesse og motivasjon for prosjektet.

C. Tjenestebeskrivelse

Svar på spørsmålene og husk å inkludere oversikt over standardarbeidsuke.

D. Opplæring og støtte til volontører

Hvordan blir volontørene forberedt i hjemlandet?   Husk å skrive om språkopplæring i vertslandet.

E. Personal og oppgave knyttet støtte:

Ifølge programguiden må hver volontør ha en prosjektansvarlig som har ansvar for opplæring og veileding av volontøren til å utføre oppgavene sine.  I tillegg må volontøren ha en mentor er ansvarlig for personlig støtte til volontøren og hjelp til integrering i lokalmiljøet.

F. Risiko og krisehåndtering

G. Interkulturell dimensjon

H. Europeisk dimensjon

Dere skal krysse av i ruten og i tillegg beskrive den europeiske dimensjonen i prosjektet. På hvilken måte berører prosjektet tema eller aktiviteter som er av europeisk interesse, som gir større forståelse for andre kulturer, som bidrar til økt samfunnsdeltakelse eller til at ungdom opplever en sterkere tilknytning til Europa?

I. Synlighet

Forklar konkret hvordan dere vil vise overfor publikum at Aktiv ungdom finansierer
prosjektet og hvordan prosjektet bidrar til at flere får vite om Aktiv ungdom-programmet.

J. Formidling og utnyttelse av resultater

Dette betyr formidling og utnyttelse av resultatene fra prosjektet. Hensikten er at resultatene fra prosjektet skal komme flest mulig til gode. Dere er forpliktet til å gjøre dette som en del av volontørprosjektet. Dere kan også søke om 100 % av aktuelle utgifter opp til  € 500 per prosjektpartner til formidling av resultater fra prosjektet.

I. Konsekvenser og overføringsverdi

Hvordan skal prosjektet påvirke volontørene og lokalsamfunnet?

Del V: Inkludering av ungdom med spesielle utfordringer

A. Inkludering av ungdom med spesielle utfordringer:

”Ungdom med spesielle utfordringer” er en egen kategori, også kalt ”inkluderingsprosjekter”. Denne kategorien rommer et stort mangfold, alt i fra ungdom med rusproblemer, ungdom med avbrutt skolegang, til ungdom med funksjonshemming. Dersom prosjektet inkluderer volontører fra denne kategorien skal dette beskrives nærmere her.

B. Planleggingsbesøk

Her må man legge inn program for besøket.

C. Styrket oppfølging: De ulike typene ”ungdom med spesielle utfordringer” trenger ulik grad av tilrettelegging. Om dere søker om midler til styrket oppfølging av enkeltvolontører må behovene og planen for oppfølging beskrives her.

D. Spesielle utgifter

Hvis det er spesielle utgifter knyttet direkte til volontører med spesielle behov (rullestolramp, døvetolk) da er det mulig å søke om økonomisk støtte til disse.  Full rapportering av alle utgifter og kopi av faktura/kvitteringer må følge med sluttrapporten.

Del VI. Budsjett

Må fylles inn i Euro. Beregn at kursen er 1€ = ca 8 NOK. EU-kommisjonen fastsetter en egen eurokurs for hver søknadsrunde. Den fastsettes noen dager før søknadsfristen utløper og står fast gjennom hele prosjektet.

Noen beløp er faste, andre er faktiske kostnader og da trengs kopi av kvittering.  Oversikt over faste beløp og hvilke kostnader som kan godkjennes finner du i Programguiden. Vær nøye med at oversiktsbudsjettet stemmer overens med spesifiseringene, og at du i spesifiseringsdelen beskriver godt nok der det kreves en ekstra redegjørelse for kostnader (eks. spesielle kostnader som er knyttet til ungdom med spesielle utfordringer, formidling av resultatene (valorisering).

Del VII. Bankopplysninger, VIII. Underskrift av rettslig ansvarlig og IX. Erklæring på ære og samvittighet.

Bankdetaljene vil dere også bli bedt om å fylle ut i forbindelse med signering av kontrakt. Søknaden skal signeres av rettslig ansvarlig (samme person som er oppført i Del II) før den kan sendes inn.  

Vedlegg 1: Beskrivelse av aktiviteten

Et prosjekt kan inneholde flere aktiviteter. For hver aktivitet i prosjektet skal det fylles ut en aktivitetsbeskrivelse som skal være vedlagt søknaden. I en aktivitet kan det imidlertid være ulikt antall volontører, sendere og vertsorganisasjoner.  Standardarbeidsuke for hver enkelt volontør må beskrives.

Vedlegg 2: Minimumskrav for en ”Aktivitetsavtale”

Aktivitetsavtalen skal sikre at alle partnere i aktiviteten er informert om hvilket ansvar de har og hvem som skal utføre hvilke oppgaver. Den er et nøkkelelement for å sikre et solid partnerskap mellom organisasjoner og volontører i EVS-aktiviteten. Det må derfor utarbeides en aktivitetsavtale per aktivitet i prosjektet.

Tabell med volontørdata er en oversikt over volontørene som deltar og inngår i aktivitetsavtalen. Selve oversikten og aktivitetsavtalen kan kompletteres inntil 6 uker før aktiviteten tar til.