Frivillig arbeid

Er du selv frivillig i et prosjekt, eller er organisasjonen din vert eller sender for frivillige? Her finner du en rekke spørsmål og svar som gjelder både for Europeisk volontørtjeneste og Det europeiske solidaritetskorpset.

Sist revidert: 29. juni 2020.

  • 1. Jeg er deltaker/partner/søker - hvem kan svare best på spørsmålene mine?

    • Er du deltaker i et Erasmus+ eller Solidaritetskorpsprosjekt skal du henvende deg til organisasjonen som har mottatt finansiering til prosjektet og/eller din senderorganisasjon
    • Er du støttemottaker, det vil si representerer du organisasjonen som står som søker til prosjektet, skal du henvende deg til oss. Hvis prosjektet er sentralisert, det vil si at søknaden er sendt til Brussel og ikke Bufdir, skal dere henvende dere til The Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)
    • Er du partner i et prosjekt som har fått støtte fra et nasjonalkontor i et annet land, skal du henvende deg til organisasjonen som har søkt prosjektstøtte, og som koordinerer prosjektet.
  • 2. Vi har mange ekstrautgifter nå. Kan vi få ekstra midler til å dekke disse?

    Hvis dere har hatt betydelige ekstra utgifter på grunn av korona kan dere få tildelt ekstra støtte for oss. Dette kan være dersom dere hadde ekstra utgifter i forbindelse med å sende deltakere hjem, eller hvis den frivillige ikke hadde mulighet til å reise hjem etter aktivitetsperioden var slutt. Det kan også være relevant hvis prosjektet har vært på pause (den frivillige reiste hjem, og kommer tilbake) og det er utbetalt lommepenger og husleie i mellomtiden for å kunne få tildelt støtte utover det innvilgede kontraktsbeløpet er:

    • Kostnadene må være direkte relatert til prosjektet og korona
    • Kostnadene kan ikke dekkes gjennom andre (f.eks forsikring)
    • Endringen må godkjennes av oss og krever et tillegg til kontrakten
    • Vi som nasjonalt kontor må ha prosjektmidler igjen (men vi regner med at vi vil ha det)

    Husk at vi kun kan dekke kostnader innenfor prosjektperioden.

     

  • 3. Den frivillige har reist hjem. Hvilke utgifter kan vi få dekket?

    Reisekostnader

    • Dere kan dekke ekstrautgifter til hjemreise av prosjektmidlene, basert på faste satser etter hvor langt deltakeren reiser (bruk avstandskalkulatoren)
    • Dette gjelder både hvis prosjektet er avsluttet og hvis det er planlagt at den frivillige kommer tilbake for å gjenoppta aktiviteten

    Lommepenger 

    Dere kan ikke utbetale lommepenger til den frivillige hvis (alle tre punkter må stemme)

    • den frivillige ikke planlegger å komme tilbake
    • den frivillige heller ikke deltar i aktiviteter knyttet til prosjektet og
    • den frivillige ikke selv har utgifter til husleie, strøm eller lignende knyttet til prosjektet

    Bolig

    • Hvis dere har utgifter til for eksempel bolig og strøm etter at den frivillige har reist, kan dere dekke dette av prosjektmidlene
    • Utgifter kan dekkes for perioden den frivillige er borte eller til slutten på planlagt prosjektperiode
    • Vi legger til grunn de faste satsene per dag per frivillig som gjelder for prosjektet
    • Husk at dere har ansvar for at  prosjektmidler i minst mulig grad går tapt. Ved rapportering må dere derfor vise til kontrakt med oppsigelsestid eller liknende for å dokumentere hvor lenge det var behov for å dekke utgiftene, dersom den frivillige ikke tar opp igjen aktiviteten
  • 4. Den frivillige er fortsatt i prosjektet, men aktivitetene går ikke som normalt. Hvilke utgifter kan vi få dekket?

    Lommepenger

    Hvis de frivillige fortsatt er i prosjektet, skal dere betale lommepenger, uavhengig av om aktivitetene har stoppet helt opp eller ikke

    • Hvis det er meningen at aktivitetene skal gjenopptas på normal måte når dette er mulig eller
    • Hvis den frivillige ikke har mulighet til å reise hjem

    Matpenger og boligutgifter

    • Dere kan be om å få dekket matpenger og utgifter knyttet til den frivilliges bolig i perioden der aktiviteten er på vent
    • Vi legger til grunn de faste satsene per dag per frivillig som gjelder for prosjektet
  • 5. Vi har utgifter knyttet til et opphold som ikke kan starte nå, kan vi dekke disse av prosjektmidlene?

    • Dere kan dekke reiseutgifter av prosjektmidlene, dersom disse ikke kan refunderes eller dekkes av forsikring
    • Dere kan også søke om å få beholde deler av støtten for å dekke utgifter som er direkte knyttet til aktiviteten som forberedelser av den frivillige, utgifter til reise og kontrakter som er inngått om bolig
    • Vi legger til grunn de faste satsene per dag per frivillig som gjelder for prosjektet
    • Det nasjonale kontoret vil vurdere om kravet virker proporsjonalt med utgifter som kan være påløpt
  • 6. Kan vi endre lengden på oppholdet til den frivillige?

    • Dere kan utsette, korte ned på, avlyse eller sette oppholdet på pause. Dette vil vi vise stor fleksibilitet for
    • Slike endringer må dere søke skriftlig om til oss
  • 7. Kan den frivillige være i prosjektet lenger enn 12 måneder hvis aktiviteten har vært satt på pause?

    • Hvis dere stopper aktiviteten midlertidig, kan den frivillige fullføre oppholdet sitt med de månedene som er igjen, etter pausen, også hvis det betyr at oppholdet blir på mer enn 12 måneder
    • Dette forutsetter at dere klarer å gjennomføre aktiviteten innenfor prosjektperioden. Dere kan søke om å utvide prosjektperiode og/ eller søke om å få dekket merutgifter dere har hatt på grunn av korona
  • 8. Det planlagte oppholdet for volontøren er over, men det er ikke mulig å reise hjem. Hva gjør vi?

    Frivillige som er strandet i vertslandet, må ivaretas (også etter at aktivitetsperioden er over). Der det ikke er disponible midler innenfor kontraktsbeløpet for å sikre bolig, mat og lommepenger til den frivillige, vil vi i de prosjektene som er finansiert av oss, finne løsninger sammen med prosjektansvarlig

    Hvis dere har hatt ekstra utgifter på grunn av korona kan dere få tildelt ekstra støtte for oss.

    Forutsetninger for å kunne få tildelt støtte utover det innvilgede kontraktsbeløpet er:

    • Kostnadene må være direkte relatert til prosjektet og korona
    • Kostnadene kan ikke dekkes gjennom andre (f.eks forsikring)
    • Endringen må godkjennes av oss og krever et tillegg til kontrakten
    • Vi som nasjonalt kontor må ha prosjektmidler igjen (men vi regner med at vi vil ha det)

    Husk at vi kun kan dekke kostnader innenfor prosjektperioden.

  • 9. Kan vi utvide prosjektperioden eller gjennomføre aktiviteten etter at prosjektperioden har gått ut?

    • Dette vil vi vise stor fleksibilitet for
    • Ved behov kan dere søke skriftlig om å utvide prosjektperioden med inntil 12 måneder
    • Det er likevel en øvre grense på 36 måneder. Hvis prosjekt deres allerede har en varighet på over 24 måneder, kan det ikke utvides ut over denne grensen på 36 måneder
  • 10. Hvordan skal vi rapportere på prosjektet?

    • Dere sender sluttrapport når prosjektperioden er over
    • I MobilityTool aktiverer dere «force majeure», dette gjør det mulig for dere å flytte midler mellom budsjettposter
    • Alle ekstrautgifter til for eksempel reiser, lommepenger, matpenger og boligutgifter mens prosjektet sto på vent osv. føres på «exceptional costs», men dere bruker de faste satsene fra avstandskalkulatoren og dagsatser per deltaker
    • Husk å ta vare på all dokumentasjon for ekstrautgiftene dere har hatt
    • Ta kontakt med saksbehandler for veiledning!
  • 11. Kan vi gjennomføre aktiviteten virtuelt?

    Hvis dere ønsker det, er det mulig gjennomføre et frivilligprosjekt som blandet mobilitet, det vil si der deler av aktiviteten gjennomføres virtuelt.

    Den fysiske delen av aktiviteten må minst samsvare med den korteste varigheten som er tillatt for denne aktivitetstypen, og den blandede aktiviteten til sammen kan ikke overstige den maksimale varigheten som er tillatt.

    I tilfeller der det ikke er mulig å respektere disse rammene for varighet, eller der en fysisk mobilitet ikke lar seg gjennomføre, må dere melde Force Majeure.

  • 12. Hvilken støtte får vi om vi gjennomfører deler av aktiviteten virtuelt?

    Den 12. juni fastsatte EU-kommisjonen satser for prosjekter som skal gjennomføres virtuelt istedenfor fysisk. Dere vil motta 35% av satsen for å organisere aktiviteten per dag per deltaker (“organisational costs”). Denne satsen er redusert fordi dere ikke vil ha utgifter til mat og overnatting.

    Etter avtale kan organisasjonene få inkluderingsstøtte og «exceptional costs» der det vurderes nødvendig

    Den frivillige har rett til å motta lommepenger også for perioden med virtuell aktivitet

    Dere kan søke om å få dekket utgifter til å kjøpe eller låne utstyr som er nødvendig for å gjennomføre virtuelle aktiviteter gjennom “exceptional costs”, selv om dette ikke var noe dere søkte om da dere sendte inn søknaden.

    Dersom dere har fått støtte til et planleggingsbesøk kan dette gjennomføres virtuelt. Dere vil ikke få støtte for virtuelle planleggingsbesøk, men budsjettet for dette kan overføres til andre budsjettposter.