Informasjon til deg som skal på kurs

Les igjennom denne informasjonen dersom du har fått invitasjon til å delta på kurs.

  • 1. Bestilling av reise

    • Du (eller arbeidsgiver) må bestille reise og legge ut for billetten selv. Det er viktig å bruke billigste reisemåte/flyselskap. Erasmus+: Aktiv Ungdom refunderer reisekostnadene dine, minus egenandel.
    • Egenandelen er 500,- NOK per deltaker.
    • Hvis reisen koster mer enn 5 000 NOK t/r, eller hvis billigste alternativ ikke kan brukes må du ta kontakt med oss for å få en forhåndsgodkjennelse.
    • Pass på at billetten du velger gir deg mulighet til å være til stede under hele kurset.
    • Billetter bestilt gjennom reisebyrå er ofte mye dyrere billetter enn billetter bestilt på lavprissider på internett. Sjekk gjerne selv. Dersom du likevel bruker reisebyrå, må du trekke fra gebyret fra reisebyrået i reiseregningen din.
    • Erasmus+: Aktiv Ungdom dekker kun utgifter til reise tur/retur hjemsted – seminarsted. Eventuelle øvrige kostnader til mat på reisen, interkulturell aften, gaver e.l. må du dekke selv.
    • Bufdir kan ikke dekke kjøregodtgjørelse til privatpersoner som ikke er i vårt lønnssystem (fordi dette er skattepliktig). Dersom du må bruke privatbil, kan det ordnes ved at din arbeidsgiver refunderer deg og sender reiseregning til Bufdir i etterkant. Alternativt kan du legge ved dokumentasjon på hva kollektivtransport for denne strekningen ville kostet, og vi refunderer dette. Parkeringsutgifter kan dekkes ved bruk av privatbil.
    • All bruk av privatbil og drosje må begrunnes, og godkjenning blir bare gitt dersom det ikke finnes hensiktsmessige kollektive transportmuligheter.
    • Du er selv ansvarlig for at du har gyldig reiseforsikring. Den skal dekke kostnadene dine dersom du må avlyse reisen. Aktiv Ungdom kan ikke dekke reiseutgifter til en reise som er blitt avlyst.
    • Du må ha gyldig Europeisk helsetrygdkort.  Mer informasjon og bestilling av gratis kort (ekstern lenke)
  • 2. Andre forberedelser

    På mange av kursene blir deltakerne bedt om å ta med informasjon om stedet dere kommer fra, samt noe å spise/drikke som er typisk for landet. Forslag til hva du kan ta med:

    • Fenalår i skiver, røykt laks, elgpølse, brunost, Jarlsberg (og evt småkjeks), norsk sjokolade, lefse, eplesider el. Vi fraråder å ta med «ordentlig mat», da det sjelden blir spist og det oftest er vanskelig å oppbevare og tilberede. Husk at alle tar med seg noe, så begrens mengden du tar med.
    • Du kan godt ta med bilder og turistbrosjyrer av steder som kan være aktuelle å bruke/besøke i et framtidig prosjekt. En enklere/mer miljøvennlig løsning er å ta med en laptop/nettbrett og vise bilder/filmer der.
  • 3. Rapportering og refusjon av utgifter

    • Etter at du kommer hjem, skriver du en kort rapport/evaluering fra seminaret. Her er lenke til evalueringsskjemaet (ekstern lenke).
    • Du må også sende reiseregning med oversikt over utgiftene. Bruk skjemaet som du får tilsendt på e-post etter at du har fått tilbud om plass. Skjemaet må fylles ut og sendes per post til adressen som er oppgitt i selve skjemaet. Vi kan dessverre ikke motta reiseregning per e-post.
    • Dokumentasjon (originale bilag) på utgiftene må limes/tapes på A4-ark, nummereres enkeltvis og legges ved refusjonsskjemaet. Ikke bruk stifter – dette skal scannes!
    • Dersom tilbakebetalingen skal til arbeidsgivers konto er det viktig at du skriver inn navn på arbeidsgiver.
    • Pass på at prisen står på kvitteringen – sett gjerne ring rundt den. Prisen skal samsvare med det du fyller inn i skjemaet. Flyreiser må dokumenteres med både kvittering og boarding-kort/elektronisk kvittering for gjennomført reise. Dersom du har fått forhåndsgodkjennelse på spesielt dyr reise, må du også legge ved skriftlig dokumentasjon (e-post fra oss) på dette.
    • Vi refunderer utgifter først når rapporten og bilagene er mottatt og godkjent. Det tar vanligvis 3 uker å få utleggene refundert (hvis reiseregningen er komplett). Ved ferieavvikling kan det ta lengre tid.

    Frist for innsending av rapport og reiseregning: 3 måneder etter aktiviteten. Etter dette bortfaller retten din til å få refundert reiseutgiftene.

  • 4. Innkvartering

    Mat og innkvartering organiseres og betales som regel av lokal arrangør, som stort sett er det nasjonale kontoret for Aktiv Ungdom-programmet i landet der kurset foregår. Vær oppmerksom på at standarden på innkvarteringen varierer. Det vanligste er hotellovernatting på dobbeltrom sammen med en annen deltaker av samme kjønn, men også 4-mannsrom på ungdomsherberge og lignende kan forekomme. Dette har vi som Nasjonalt kontor i Norge ingen oversikt over, og spesielle behov må tas opp med lokal arrangør. I noen tilfeller kan det være mulig å ordne overnatting på enkeltrom – hvis man selv betaler de ekstra utgiftene dette medfører. Vær imidlertid oppmerksom på at dette fører til merarbeid for arrangøren og slett ikke alltid lar seg gjennomføre.

     

  • 5. Veien videre mot et prosjekt

    Svært mange av de som har vært på kurs gjennom Aktiv Ungdom-programmet, gjennomfører prosjekt med støtte fra oss i etterkant. Vi som jobber her, tar gjerne en prat med deg som ønsker videre oppfølging etter at du har vært på kurs.

    Her finner du finner kontaktinformasjon.

Har du spørsmål eller trenger hjelp?

Gry

Gry Nesse

Gry er kontaktperson for opplæring for ungdomsarbeidere. Hun kan hjelpe deg med å komme i gang med søknaden og veilede deg underveis. Gry er også personen å kontakte hvis du vil delta på kurs!